Tento dokument stanovuje pravidla pro organizování akcí pořádaných Vědeckotechnickým spolkem při DP-Metro, z. s. (dále jen spolek). Akce pořádané spolkem jsou jedním z prostředků plnění poslání spolku dle bodu 2 Stanov.
Akce spolku jsou pořádány formou exkurzí do provozů, institucí či muzejních expozic, jejichž činnost souvisí s technikou a technologiemi z oblastí zájmu členů spolku. Tato exkurze může být případně rozšířena o doplňkový program nesouvisející s hlavní náplní exkurze, např. o návštěvu turistických cílů v dané lokalitě. Exkurze mohou být tuzemské nebo zahraniční, jednodenní či vícedenní.
Další akcí spolku může být i odborný seminář nebo návštěva odborné výstavy či veletrhu.
Každá akce spolku musí mít určeného garanta. Garantem je člen spolku, který u konkrétní akce odpovídá za její přípravu, průběh a konečné vyúčtování. Garantem může být ten, kdo akci navrhl, nebo člen určený výborem spolku. Pokud bude garant určen výborem, musí s tímto souhlasit.
Garant je oprávněn v rozsahu potřebném pro přípravu a zajištění akce jednat jménem spolku s externími subjekty (navštívené organizace, dopravci apod.).
Činnosti spojené se zajištěním akce může garant delegovat na další členy spolku.
Garant zpracuje program akce, na základě dostupných informací provede odhad nákladů na akci a navrhne výši příspěvku pro účastníky akce. Tyto informace předá výboru spolku v dostatečném předstihu tak, aby mohl výbor akci projednat.
U akcí zajišťovaných prostřednictvím externího subjektu (např. cestovní kanceláří) předloží s dostatečným předstihem garant výboru spolku ke schválení smlouvu s tímto subjektem. Garant dále výboru předloží ke schválení také dokumenty, ze kterých vyplývají pro spolek jiné závazky vůči externím subjektům (např. smlouva o pronájmu historického vozidla).
V případě schválení akce zpracuje v dostatečném předstihu garant akce informaci o akci. Ta musí obsahovat minimálně tyto náležitosti: název akce, termín konání akce, stručný program akce, účastnické poplatky a termíny zahájení a uzávěrky příjmu přihlášek.
Zpracovanou informaci garant akce zašle výboru spolku, který následně zajistí distribuci informace o akci členské základně, zveřejnění na webových stránkách spolku, na nástěnkách atd.
Pro zajištění rovných podmínek pro turnusové pracovníky je doporučeno dodržet mezi zveřejněním informace a zahájením příjmu přihlášek odstup alespoň jeden týden, tj. 7 kalendářních dnů.
Přihlášky přijímá garant akce a zapisuje je v došlém pořadí, a to až do termínu uzávěrky příjmu přihlášek. Po překročení maximálního možného počtu účastníků akce informuje další přihlášené o tom, že jsou již náhradníky.
Osoby, které se přihlašují na akci, uvedou svoje jméno, příjmení, pracoviště, kontaktní telefon a zda jsou či nejsou členy spolku. Pokud jsou členy, uvedou dále, zda pro uvedenou akci nárokují příspěvek z rozpočtu spolku.
Při výběru účastníků se postupuje podle počtu přijatých přihlášek.
Pokud v době uzávěrky počet přihlášených převyšuje maximální možný počet účastníků o méně než 1/4, rozhoduje o účasti garant podle pořadí došlých přihlášek.
V případě, kdy počet zájemců převyšuje maximální počet účastníků o více než 1/4, rozhodne na žádost garanta výbor spolku o klíči pro výběr účastníků a ve spolupráci s ním provede výběr účastníků.
Prioritním klíčem pro výběr účastníků je níže uvedený klíč, který zohledňuje možnost účasti na akcích v průběhu roku co největšímu počtu členů spolku a současně v přiměřené míře respektuje zájem členů spolku o účast rodinných příslušníků. Pořadí přihlášek se při aplikaci tohoto klíče upraví podle následujících preferencí:
Garant akce má k dispozici dvě místa mimo oficiální klíč.
V případě potřeby může stanovit výbor spolku i jiný klíč, např. rozdělení počtu míst mezi jednotlivé odborné skupiny. Výbor spolku také rozhoduje o sporných případech.
Stornování přihlášky provádí účastník u garanta akce.
Účastník může stornovat svoji přihlášku:
Pokud dojde ke stornování přihlášky účastníka ze strany garanta nebo výboru spolku z důvodu uplatnění klíče pro výběr účastníků nebo z důvodu zrušení celé akce, bude vrácen účastnický poplatek v plné výši.
Základní účastnický poplatek stanovuje garant akce, a to jako podíl předpokládaných nákladů na akci a maximálního počtu účastníků. Takto stanovený poplatek hradí všichni účastníci s výjimkou členů spolku, kteří oprávněně uplatní nárok na slevu formou příspěvku z rozpočtu spolku.
Každý přihlášený účastník s výjimkou náhradníků je povinen nejpozději ve stanoveném termínu provést úhradu účastnického poplatku. Pokud tak neučiní, může být jeho přihláška stornována.
V případě, že je účastnický poplatek vyšší než 1.000,- Kč/osobu, může být k poukázání poplatku účastníkem použit běžný účet spolku. Garant akce ve spolupráci s hospodářem stanoví identifikační údaje plateb, které sdělí jednotlivým účastníkům. Hospodář případně jiný člen Výboru, který má přístup k účtu spolku, na základě žádosti informují garanta o došlých platbách.
Každý člen spolku je oprávněn uplatnit jedenkrát za kalendářní rok na vybranou akci slevu ve formě příspěvku z rozpočtu spolku. Na tuzemskou akci je možné poprvé uplatnit nárok po jednom roce členství v spolku, na zahraniční akci pak po dvou letech členství v spolku.
Pro jednodenní tuzemské akce je základní výše příspěvku stanovena maximálně na 30% základního účastnického poplatku. Výbor spolku může za účasti garanta rozhodnout o jiné výši příspěvku.
Pro vícedenní tuzemské akce a zahraniční akce stanovuje výši příspěvku na doporučení garanta výbor spolku.
Neoprávněné čerpání příspěvku bude považováno za hrubé porušení stanov spolku. Člen, který příspěvek neoprávněně čerpal, je povinen doplatit rozdíl mezi sníženým a plným účastnickým poplatkem. V případě opakování neoprávněného čerpání je výbor spolku oprávněn rozhodnout o vyloučení člena ze spolku.
V případě účasti na tuzemských odborných výstavách a veletrzích je členům spolku proplaceno vstupné v plné výši na základě předložení vstupenky. Nárok na proplacení vstupného má každý člen spolku nejvýše jedenkrát ročně.
Ve výjimečných případech může v případě nižšího zájmu o plánovanou akci výbor spolku na návrh garanta rozhodnout o uskutečnění akce a úhradě rozdílu mezi náklady akce a vybranými příspěvky z rozpočtu spolku.
Výbor spolku může také rozhodnout o tom, že nedojde k poskytnutí příspěvku na akci (bude plně hrazena účastníky) nebo naopak bude akce zcela uhrazena z rozpočtu spolku. O tomto rozhodnutí musí garanta informovat nejpozději před zveřejněním informace o akci.
Pokud to rozpočet akce vyžaduje, může garant akce požádat z rozpočtu spolku o vyplacení zálohy na akci nebo proplacení zálohové faktury. Tento výdaj schvaluje výbor spolku.
U tuzemských akcí není třeba žádné pojištění sjednávat. V případě, že to bude požadováno navštíveným subjektem nebo to bude vyžadovat charakter akce, může o nutnosti pojištění a jeho druhu rozhodnout garant akce.
U zahraničních akcí garant vždy sjedná pro všechny účastníky běžné cestovní připojištění, kryjící léčebné výlohy a další rizika. U akcí zajišťovaných externím subjektem může být toto připojištění součástí služeb dodaných tímto subjektem.
Garant může rozhodnou o zajištění části nebo celé akce externím subjektem. V takovém případě je garant povinen sjednat s externím subjektem smlouvu na poskytované služby.
Smlouva musí především obsahovat: přesnou specifikaci rozsahu a kvality poskytovaných služeb, cenu a platební podmínky, reklamační a storno podmínky, případně zajištění cestovního připojištění.
Účastníci se dostaví včas na určené místo srazu podle propozic uvedených v informaci o akci.
Po dobu akce jsou všichni účastníci povinni dodržovat pokyny garanta akce případně jím pověřené osoby a osob zastupujících navštívené subjekty. Současně jsou povinni dbát na svoji osobní bezpečnost a věnovat pozornost procházeným prostorám.
Vůči navštíveným subjektům je zodpovědnou osobou garant akce, případně jím pověřená osoba.
Pro zachování bezpečnosti je před a po dobu exkurze zakázáno konzumovat alkoholické nápoje.
Po ukončení akce provede garant nebo jím pověřená osoba vyúčtování akce. Vyúčtování akce musí obsahovat výši vybraných účastnických poplatků, výši případné zálohy, platby zaplacené v hotovosti v průběhu akce, originály nebo kopie dokladů za platby v hotovosti, očekávanou výši případných faktur (ubytování, doprava) a jmenný seznam účastníků s uvedením uplatnění nároku na příspěvek z rozpočtu spolku.
Vyúčtování spolu s finančním zůstatkem předá proti účetnímu dokladu hospodáři spolku. Finanční zůstatek může také po dohodě s hospodářem vložit přímo na účet spolku.
Jmenný seznam účastníků s uvedením uplatnění nároku na příspěvek z rozpočtu spolku zašle garant akce také organizačnímu tajemníkovi. Ten ověří oprávněnost nároků na čerpání příspěvku a v případě zjištění nesrovnalostí předá podklady k řešení výboru spolku.
Případné faktury za služby doručené garantovi nebo výboru spolku po odsouhlasení garantem hospodář spolku nebo jím pověřená osoba neprodleně uhradí. Pokud je faktura za služby očekávána a do tří týdnů od uskutečnění akce není doručena, ověří garant u dodavatele služeb její vystavení a doručení.
Garant akce zpracuje pro nejbližší termín jednání výboru spolku po uskutečnění akce stručnou zprávu o jejím průběhu a současně podle možností předá podklady pro prezentaci akce na webových stránkách spolku, shromáždění delegátů a nástěnkách.
Tato pravidla schválilo Shromáždění delegátů konané dne 11.února 2015.